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企业采购环节管控与制度建设的加强

发布时间:2020-07-17 08:26源自:未知作者:admin阅读()

【摘要】企业采购环节存在的问题:采购部门、人员工作作风不良;采购环节中竞标、评标或招投标内部控制散乱;采购时间内部控制不科学。采购环节存在问题的原因:采购部门或员工可能在采购过程中“吃回扣”,或者存在慵、散、懒、怠、贪等行为;采购环节可能存在竞标、评标或招投标内部控制散乱;采购环节还可能存在时间控制制度及方案、实施管控等方面不合理、不科学等原因。解决方案或措施:加强采购环节工作作风建设、管理;改善竞标、评标或招投标措施与制度;加强采购到货时间的管控。
 
【关键词】机构企业;采购环节;管控措施;制度建设
 
引言
 
每个企业都会面临采购工作,而企业要提高产品质量并尽可能降低成本,提高企业效益,就要加强采购环节的管控与相关制度建设,同时加强制度实施的监督工作。加强采购环节及各个方面工作作风建设与管理,采购环节中的竞标、评标或招投标可能会遇到各种社会影响或干扰,故要加强这个方面的管控,不要弱化或忽视,这样对企业提质增效大有裨益。企业在采购环节的时间管控具有重要意义,因为这关系到企业生产、运营等的正常运转,关系到企业资金链、物流链的连续性、稳定性问题,故企业需要加强采购环节的管控和相关制度建设,从而提高企业效益,达到做强企业的目的。
 
1采购环节存在的问题
 
1.1采购部门、人员工作作风不良
 
采购部门或采购人员工作作风存在的问题:采购部门或员工可能在采购过程中“吃回扣”,或者存在慵、散、懒、怠、贪等行为。
 
1.2采购环节中竞标、评标或招投标内部控制散乱
 
在大批、大量、大金额采购行为(可以分批交货及分批、分期付款)中,如果不引入竞争性采购或招标可能会导致采购成本难以下降,采购质量难以提高,滋生腐败,使采购行为处于被动,局面不好控制,还可能造成签订的合同技术指标及原料交付时间(及时性)较难达成等情况。公司存在对竞标、评标或招投标应用不足、流程不清、意识不强等问题。
 
1.3采购时间内部控制不科学
 
由于供货商、运输管理、采购方等各种各样的原因,导致采购到货时间延迟,对企业的经营、发展、运营等造成负面影响。
 
2采购环节存在问题的原因或危害
 
2.1采购部门或人员责任心不强
 
对于“吃回扣”及不为企业降低采购成本作贡献,而用慵、散、懒、怠、贪等对待工作的行为,主要原因包括以下几点:①对企业及国家的规章制度、法律法规不了解、忽视或者漠视;②企业管理者对这些行为制定的规章制度有漏洞、不合理、不严密及执行不力或者操作性不好;③对企业相关制度或国家相关规定、法律法规的宣贯不到位,没有达到入脑入心的程度;④没有对违规人员进行恰当惩罚或没有对内部控制制度执行优秀人员适当奖励,奖惩没有起到“罚一儆百”或树立标杆典型的作用。在采购工作中,工作人员责任心不强,对降低采购成本、提高采购质量的要求、号召置之不理,当做“耳旁风”,没有入心入脑,更没有“内化于心,外化于行”,对采购相关规定置若罔闻。企业应采取正确的措施,对不顾公利、公义而为个人逐利如蝇嗜血的行为与采购人员要加以惩戒,否则会造成企业对其他员工的不公平,还可能导致其他人员愤怒,造成大量人员跟风、跟进及塌方式腐败行为发生,严重影响企业正常发展,甚至动摇企业生存和发展的根基。
 
2.2采购环节处于被动局面
 
对于大批、大量、大金额采购行为不进行竞争性采购或招投标等措施会造成被动局面,采购价格较高,质量较差的原因:与单个供应商谈判,竞争性较差,讨价还价较艰难,历时较长,效果较差,可能导致货品交付时间不及时,或者付款方式不利于采购方。以上这些情况的危害在于采购成本较高,合同中关于货品质量、交付时间和付款方式对采购企业不利,合同较难谈判,费时费力,效果不好,造成采购企业处于不利、被动局面,企业成本难以控制,企业成品竞争力不强,效益不好,利润较薄,不利于企业生存与发展。
 
2.3采购的时间管控不足
 
采购到货时间延迟的原因:采购的时间较晚,采购申请批准时间过长,供应商发货时间过晚,供货商生产出现问题,货物在路途中耽搁时间过长,运输货物时间过长,交通运输工具或货物运输管理存在问题,或者与运输部门的协商与沟通存在问题等。采购到货时间延迟的危害:影响企业生产和销售,到货时间严重延迟还会影响年度企业生产效率、生产进度及年度生产计划、销售业绩,甚至影响企业订单交货期、声誉与利润等。
 
3加强采购环节管控的措施
 
3.1加强采购环节工作作风建设与管理
 
(1)加强对国家相关法律法规、企业各项规章制度进行宣讲与培训,运用相关人员容易入脑入心的语言认真宣贯,并将此作为一项经常性工作常抓不懈。(2)针对违规、违章、违反制度等行为,制定易于操作、执行且合理合法的规章制度。(3)对违规人员进行适当惩处,对优秀人员加以褒奖,既要有精神上的奖惩方案、措施,也要有物质上的奖惩方案、措施。对优秀人员加以宣传,让优秀成为一种文化。适当惩罚有过失的当事人,但处罚、宣传不能过度,否则易导致恶性事故发生。
 
3.2改善竞标、评标或招投标措施与制度
 
对于大批、大量、大金额采购的各种材料、原料、设备、装备等,可以采取竞争性采购、招标等方法,在招标时要求供应商提供样品,承诺满足企业技术要求的产品,并作出保证,签订合同,并承诺如果出现产品质量不过关或者交货时间延迟等违约行为需向采购方赔偿违约金。可以采取招投标后再签订合同,确定数量、质量、时间等,再分批交付货品,以及分期、分批付款,以减轻交货、支付压力及节省投入生产的时间。采购方采购数量、金额不大及采购能力不充足时,可以与有相同采购需求的公司(本公司与此公司没有竞争或者轻微竞争、良性竞争)进行联合招标,通过量大优势进一步降低采购成本。当然,联合招标要经过细致的研究和审查,最大限度地降低影响,根据审慎原则与其签订相关合作协议后再联合招标,最后分别和供应商签订采购合同(包括提出供货时间、付款方式、供货数量及质量等要求)。
 
3.3加强采购到货时间的管控
 
到货时间延迟会造成很多问题,故要采取以下措施防止采购到货时间延迟。(1)加强企业各项规章制度(关于及时到货措施的制度)的研究与制定,采购、运输等环节要有责任人,加以考核每个环节的负责人,每个环节负责人应随时保持通信畅通。(2)加强对订单及市场部门进行管理,对产品、货物订单的交付期进行排序,加强对相关大数据及市场的研究与梳理,根据事情的轻重缓急,倒排工期,研究何时采购、何时出品,适当提前采购时间,留有适当余地。当确定物品采购时间、数量、金额、付款方式等情况后,相关采购人员、部门要及时完成各项采购工作,企业规章制度应规定采购部门提出采购申请的时长与相关领导签字的时长等问题,并规定订单或者签合同的时长范围。(3)要在事先确定供应商拖延交付期的惩处措施,签订拖延时间长度与赔偿惩处措施的书面文件,以防采购双方相互扯皮。(4)加强货物运输途中管理,要求运输部门对运输过程的货物数量、质量及安全作出书面承诺,方便对违约行为进行追责,可以考虑货物在运输途中未安全、足量、保质、按时、按承诺到达交付前不付清运输费用全款。
 
参考文献
 
[1]杨明燕.ABC铝业公司自制存货内部控制改进研究[D].长沙:湖南大学,2014.
 
[2]董小霞,陈兴茂.企业采购环节质量的内部控制———以机械企业、SL加工企业为例[J].科技经济市场,2019(3):94-97.
 
[3]董小霞.加强企业存货内部控制的研究———以制度创新与企业文化建设及组织创新、优化为视角[J].纳税,2018(9):137-138.

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