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科研事业单位合同管理问题与建议

发布时间:2020-07-29 09:19源自:未知作者:admin阅读()

摘要:合同是各类市场主体之间联系的纽带,合同管理是内部控制体系的重要组成部分,是科研事业单位有效降低经济和廉政风险、保障合法权益的主要手段之一,单位也越来越重视这项工作。文章以X单位为例,梳理了实际工作中科研事业单位合同管理存在的主要问题,结合合同管理基本理论对这些问题可能产生的风险进行了深入分析,后结合实际情况,为切实解决合同管理中的问题和有效应对合同风险,有针对性地提出了关于健全合同管理制度、提高合同管理人员能力素质以及合同管理信息化的建议,为科研事业单位改进合同管理工作提供了借鉴。
 
关键词:合同管理;流程;控制;信息化
 
随着我国社会主义市场经济的快速发展、事业单位分类改革的不断深入,科研事业单位的各项工作的开展都离不开合同。合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议,是权利和义务关系的载体,其内藏各种各样的风险,如何防范这些风险则是单位合同管理工作的主要目的。就现状而言,科研事业单位的合同管理经验相对于大中型企业还是有些差距的,在合同管理过程中存在一些问题,本文以X单位为例,就如何提高合同管理水平,有效降低合同风险提出一些自己的建议。
 
一、X单位合同管理基本情况
 
X单位是一家科研事业单位,以承担国家科研项目和服务地方经济发展为主要任务,资金来源主要为财政拨款、国家和地方重大专项资金以及其他技术服务项目资金。单位内部合同管理机构健全,综合办公室为合同管理归口管理部门,对合同签章统一保管,并对正式合同进行统一编号并归档;合同承办部门主要为业务部门,负责合同的订立、履行和执行,其中包括了根据实际合同进度支付合同款;相关管理部门为合同责任管理部门,负责对合同相关条款的审查和管理;财务部门负责办理收付款工作,并采用登记台账的方式对合同执行情况进行管理;内部审计部门对合同进行监督管理,并不定期抽查重大合同的执行进度,各部门责任分工明确。X单位以承担项目性质、服务内容的不同,将合同分为:科研类合同、技术服务类合同、人事类合同、行政类合同、设备购置类合同以及其他类合同等。合同管理的基本流程是:合同经办部门草拟合同,根据业务管理流程,经由相应职能管理部门审查通过后(对于少数重大合同须法律顾问审核),由单位领导审签,形成合同定稿,合同的具体执行与付款,最后是对争议事项处理(包括合同变更、解除以及纠纷的处理)和归档。由于没有合同管理信息系统,合同管理整个流程均采用线下操作,各流程之间相对封闭,合同管理效率相对偏低。
 
二、合同管理存在的问题及分析
 
X单位有合同管理制度,在合同管理上也根据上级主管部门的要求进行了改进和完善,在保证资金安全、提高事业效率方面也有很多成效,但在制度执行和管理工作中也出现了一些问题,现就这些问题进行分析说明。
 
(一)部分合同管理流程缺失一般情况下,合同从产生到结束是有一个过程的,这其中具体包括合同签订前的准备、合同订立、合同执行、合同结束等。根据X单位的性质和服务内容,合同签订前的准备工作应当包括项目可行性研究、确定供应商、自身与对方单位的资质能力评价以及议价定价等;合同订立阶段则主要是合同的草拟与按照业务流程对合同条款进行的专业审查过程;合同执行是合同履行过程,包括执行进程、相关验收以及付款等环节;最后是合同的收尾工作,具体包括合同争议处理以及合同归档与反馈。根据合同管理制度可以看出,X单位目前的合同管理流程主要针对的是对合同订立阶段的审核工作,包括合规性、合法性审查、资质能力以及结算方式等专业性审查;虽有合同执行环节,但其中管理控制程度较低,只有付款环节的控制;合同结束环节也仅停留在将合同正式文本装订归档。从合同全过程管理这一角度来看,X单位在合同管理过程中主要缺少对于合同签订前的准备工作和合同结束后的反馈等流程。而缺少的这部分对于整个合同管理产生了极为不利的影响,一是合同签订前的准备阶段,因为制度本身就没有相关内容,这就表示相关合同管理人员没有或很少参与这部分工作,可能导致由于缺乏控制和合同经办人员的能力和专业的局限性而签订明显不符合自身能力、价值明显偏低甚至虚假合同等,给单位造成不必要的损失,同时由于相关合同管理人员在准备阶段的参与度较低,对合同的服务内容不了解、合同价款不清楚等,严重影响合同签订时的审核效果,致使审核工作变成了“批改作文”,限于对条款进行完善,审核工作流于形式;二是合同结束后的反馈工作是单位改进合同管理工作的主要手段,这项工作的缺失将导致不能对合同管理中遇到的各类问题进行总结和分析,不利于合同管理工作经验教训的积累,无法对单位合同管理工作进行评价和考核。
 
(二)合同管理部门协同作用不够X单位在管理制度中明确了各合同管理部门的职责,而且在合同签订审核上具体到合同的哪一部分内容,表面上是各司其职,实现了对合同的审核与监管,但实际上是将合同的各个环节进行了切割,导致了管理多头、相互推诿,不能产生管理上形成合力作用,限制了合同管理水平的提升。1.各合同管理有关部门相对独立,没有一个部门能够掌握合同情况的完整信息,综合办公室作为合同管理归口部门仅对合同编号、盖章和归档,没有掌握合同的具体执行情况,也没有对合同数据进行统计分析和对合同管理中存在的问题收集反馈;财务部门对除人事类合同以外的其他合同的收付款情况进行登记,不了解合同的具体执行情况;人事部门则以盖章的方式对人事类合同付款进行管理,有人事类合同台账,但不掌握人事类合同实际已收付款情况的完整信息;其他合同管理部门则仅按照职责范围对合同进行审核或进行相关验收工作等,对合同其他信息并不了解。2.虽然在制度中已明确了相关管理职责和范围,但在实际的合同管理工作中,由于人员职业道德与专业素质不尽相同,同时制度中也没有相关奖惩措施,使得部分人员怠于履行岗位职责,在管理过程中懒散推诿,总认为自己的把关审核可有可无,一旦出现了问题,就会推卸责任。3.在多年的合同管理工作中,出现了很多合同管理乱象,已注销但仍在办理收付款程序、未达成合同中既定条款支付合同款、相关产品或服务验收不合格后的推诿扯皮以及合同跨期过长等,而造成这些现象的本质原因是合同管理工作间的脱节,相关管理工作未及时跟进,信息不对称,相关合同管理部门间的协同作用差。
 
(三)合同管理环节专业控制程度不足合同管理是单位内部控制的重要内容,行政事业单位内部控制规范也对合同管理提出了具体要求,从内部控制的角度来看,X单位的在部分控制环节上存在问题。1.在合同签订过程中,X单位对于询价、资质评价、确定供应商、议价定价以及草拟合同这些环节均由合同经办人员统一办理,而这里包含的询价与确定供应商、自身资质评价以及议价定价等均为不相容岗位,没有实现不相容岗位分离的基本内部控制原则,导致舞弊风险较大。2.合同审签流程中,除去重大合同外,对于大多数合同缺少对合同中是否存在法律漏洞的专项审核过程,不能有效地识别合同中的法律漏洞,可能导致单位合法经济利益得不到保障,甚至蒙受不必要的经济损失。3.在合同执行过程中,X单位关注点主要集中在收付款环节,对于实际的执行情况缺乏有效的监控。如:与某单位签订提供技术服务的收款合同,X单位的管理重点放在合同资金到账情况上,而对于合同的实际完工程度、未完工情况原因等则缺少监控,这就可能导致单位的违约或其他廉政风险;为完成某科研项目的工作任务,与某公司约定在一定期限内完成固定的工作量,但该公司在合同履行期间内以各种理由对于提供的服务工作一再拖延,而X单位也未及时运用其他法律手段维护自身权益,致使单位科研项目无法完成既定的目标任务,由此单位信用、经济利益遭受损失。4.X单位有独立的内部审计部门,但本应作为内部监督的主力军,却仅停留于对出现了问题或问题线索后的查处、事后对合同管理中存在问题的审查与整改以及关键廉政风险点的查找等静态监督阶段,未实现对合同管理全过程的动态监控,这样的内部监督机制不能发挥出应有的风险防控作用。
 
三、改进X单位合同管理的建议
 
通过对X单位合同管理存在的问题以及原因分析,就提高合同管理水平和有效降低合同风险,提出以下几条建议。
 
(一)健全合同管理制度单位的合同管理制度应当是对合同签订前准备、合同签订审核、合同执行、合同监督以及合同归档与反馈等合同管理全过程进行规范和指引,其重要性不言而喻。X单位应当对合同管理制度进行完善,第一,对合同管理全部流程进行梳理,明确各部门职责权限,对其中不相容岗位进行分离;第二,确定一个对合同管理工作统一管理的部门,由其统筹协调,掌握合同具体情况,建立合作单位诚信档案,定期披露相关的统计分析数据;第三,完善合同管理工作的评价与考核办法,按年度对单位合同管理工作进行总结分析;第四,建立健全合同管理奖惩机制,根据合同管理和执行情况进行评价考核,与年终绩效相挂钩,逐步提升合同管理人员的工作积极性。
 
(二)提升合同管理人员能力素质1.增加合同管理人员集中培训、业内交流等学习机会,以内部研讨的形式召集合同管理人员展开对合同管理进行讨论学习,提高合同管理人员的职业道德与专业素质,促使其在管理工作中客观公正,恪尽职守,能够根据科研事业单位改革新形势和信息化发展新趋势创新工作方式方法,不断改进合同管理水平。2.对于大多数非重大合同由于没有专门人员负责对于合同中的法律漏洞和风险的审核与识别,X单位有必要明确专门人员进行审核,强化这部分人员的法律漏洞审核能力,或者聘请专门的法律专业人员开展这方面工作,这样才能完善合同管理的合法、合规性审核流程,为维护合同权益提供保障。3.切实提高内部审计部门对于合同监督的能力水平,组织内部审计人员参加有关内部监督的学习培训,对于合同的监管不能局限于事后的追责,应当将监督落实到合同管理的全过程,实现动态监管,特别是一些重大合同,要从合同准备阶段开始参与到整个合同管理过程,并定期对风险防范措施是否落实到位进行检查。
 
(三)利用信息系统,提升合同管理水平在现代化建设进程中,信息化建设是科技发展的关键一步,X单位在合同管理过程中,无论是合同审批,还是合同执行,都采用的是线下管理,影响合同管理效率,不利于合同信息的共享。X单位应当及早将合同管理信息化提上日程,逐步将合同管理工作由线下转变为线上,打破部门的壁垒,实现资源的共享,只有这样才能给合同管理效率带来质的提升。具体采用如下措施:第一,对同行业单位中合同管理信息化工作做得比较好的单位进行实地调研,学习借鉴合同管理经验,并初步了解系统开发过程、合同管理系统的应用效果以及相关风险防范措施。第二,以X单位的合同管理制度为基础,充分梳理合同管理工作中的“事前、事中、事后”全部流程与关键风险点,在合同管理部门与软件公司进行系统设计时充分考量与匹配,从而设计出适用的合同管理系统。第三,系统运行前,按照合同管理制度中相关部门的职责任务对合同管理人员进行权限分配和合理授权,不相容岗位实现有效分离。第四,系统运行时,各部门各司其职,完成本职工作,合同归口管理部门要加强对系统的推广与应用,财务部门严格根据系统反映出的合同执行进度支付合同款项,合同验收相关部门及时通过系统反馈验收信息,内部审计部门则要加强在线监督,确保在系统运行的同时相关风险防范措施落地。第五,在系统运行过程中,要定期测试系统运行的有效性,及时根据实际的管理情况对系统进行优化和维护,做好合同数据的定期备份工作,保证数据的安全完整。
 
四、结束语
 
综上,合同管理工作是科研事业单位内部控制的重要组成部分,合同管理水平也是层次不齐的,如何改进合同管理工作需要我们持续增加关注度。合同管理工作并不是独立的,它与预算管理、财务管理、项目管理等都有着密切的联系,合同管理工作中的问题也不是千篇一律的,可能会因为各个单位的单位性质或业务内容不同导致不同问题的出现,所以合同管理工作的改进没有统一的模式,只有针对具体问题对症下药,才能真正解决合同管理中发现的问题,提高合同管理水平。当然同行业之间的经验交流是必不可少的,往往可以发现很多可能而未发生的问题,从而节约大量的调研成本,加快改进合同管理水平的脚步。
 
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