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企业物资采购成本控制体系建设实施

发布时间:2020-08-10 08:48源自:未知作者:admin阅读()

摘要:随着国内市场竞争日趋激烈,采购成本管理作为企业经营管理的重要组成部分,在降低采购成本、增加企业利润、提高企业竞争力上有着至关重要的作用。文章从完善内控制度、扩大采购规模、拓展供货渠道、降低物资储备、加强采购风险防范等方面进行论述,为企业物资采购成本控制体系建设与实施提供参考。
 
关键词:采购成本;体系建设;风险采购
 
成本控制不仅仅包括采购订单费用、计划人员和采购业务人员的管理费及与采购原材料部件相关费用的控制,还包含存货占用成本、采购资金使用成本、售后服务成本、风险业务潜在损失、人力资源成本等方面内容。物资采购企业从计划编制、采购管理、合同签订、到货验收、仓储保管、付款等业务全过程进行综合分析,健全完善内控制度,构建采购成本控制体系,达到了降低成本、防控风险、提高企业经济效益的目的。
 
一、健全完善采购内控制度
 
内控制度是降低企业经营风险,在企业内部对各部门流程设立控制点,做好流程的内部控制管理制度。企业建立健全采购内部控制体系,是改善内部管理、提高采购效率、增强企业竞争力的有效途径。
 
(一)建立采购管理制度采购管理制度是规范各类采购行为,明确相关部门在采购活动中的职责和分工,加强对采购活动的管理,保证采购活动符合国家法律法规和企业管理政策,保证采购质量、提高采购效率、降低采购成本的一项管理制度。主要包括需求计划管理、采购价格管理、招标管理、供应商管理、合同管理、验收入库管理、付款结算管理等。采购制度应明确规定采购计划、预算、采购流程、授权审批权限、相关部门的责任和关系、各种物资品种采购的规定和方式、报价和价格审批等,使采购活动有章可循,有法可依。
 
(二)建立供应商准入和评价制度供应商管理是供应链采购管理中一个重要的部分,对实现采购准时化有着至关重要的作用。企业在供应商管理方面要建立供应商准入及评价制度,确保供应物资满足企业生产需求,实现安全生产。1.供应商准入制度。物资采购的供应商要经过技术、财务、质检、安全等部门联合考核后才准进入,如有需要可以到供应商属地实地考核,全面了解和掌握供应商的经营状况、生产能力、生产工艺、产品质量等,并对进入企业的供应商实行档案管理。准入供应商应提供营业执照、税务登记证、法人身份证复印件、开户银行信息等有关资料,并填写供应商准入申请表。2.供应商评价制度。一是审核部门依据供应商所提供的资料,对其资质、资本、信用、技术能力、安全质保、财务状况等进行资格评审,建立供应商档案,并对供应商进行分类,判定供应商是否属于某一产品独家代理或单独生产。二是质量价格部、计划采购部、仓储部、财务部及使用单位,按照供应商绩效评定标准,对供应商的产品和服务进行ABCDE五级综合评价,评价结果作为后续选择供应商的参考依据。同时,对综合评价得分较低,甚至是评价不合格的厂商进行清理,保证采购产品质量。
 
(三)建立价格档案和价格评价体系企业采购部门要对采购的物资价格进行归档管理,对每一批采购的物资报价,应首先与归档价格进行比较,分析形成价格差异的原因。对重点物资的价格,要建立价格评价体系,组织相关业务人员多渠道收集供应价格,分析评价现有价格水平,并对归档的物资价格进行评价和更新。
 
二、创新采购管控新模式
 
(一)采购规模批量化目前,物资采购方式以招标采购、专家会审采购、单一来源定向采购、询比价采购为主,其他采购方式为辅。为充分发挥集中采购优势,物资采购工作推行年度计划管理,积极与大型生产厂商沟通,寻求合作,实施大宗物资年度批量采购和超市代储物资集中采购。1.大宗物资批量采购。采购部门根据生产单位历年需求消耗情况、使用单位年度需求计划和市场状况,科学编制年度采购计划,通过物资消耗需求分析,将钢材、木材、通用常耗易损配件、金属网、电缆、皮带、汽柴油、地材等物资品种,实行年度批量采购,在保证产品质量的同时,还能取得一定的价格优惠。2.超市代储物资集中采购。超市代储物资管理是指供需双方签订代储协议,供方将物资送达需方指定的存储地点(或存储在供应商生产、销售仓库),以满足需方生产建设要求,在所存储的物资销售出库后,再向供应商支付账款的管理模式。它具有缩短供应时间、节约流通费用、减少资金占用、集中精力聚焦市场价格、引进竞争机制、提高服务水平等优点。同时,该模式能够简化采购程序,减少重复采购产生的采购成本,利用供应商的库存保证生产建设物资需要,减少库存储备和积压资金的浪费,提高库存周转率的作用。
 
(二)供货渠道源头化物资供货渠道一般可分为生产厂、授权代理商和一般经销商。为控制采购成本,企业应对采购物资品种进行分析,通过市场调研,拓展供货渠道,采取源头采购的方式来降低采购成本。企业在编制年度计划时,对物资消耗品种类型进行分析,科学分包,逐步扩大超市代储范围及规模,积极推进主机厂及生产厂定向代储业务,并建立长期的战略合作伙伴关系。同时,在设备采购的基础上,适时与主机厂沟通,相关设备配件绑定设备一起采购,解决配件单独采购价格过高或主机不匹配的问题。
 
(三)储备结构合理化物资储备是指在保证企业生产、经营需求的前提下,使库存保持合理水平。储备管理主要有自有储备管理和代储储备管理。供应商代储储备物资是指年度内消耗量大、规律性比较强、单个价值相对较低、卖方市场竞争激烈、产品质量或标准可描述的物资。企业要不断扩大超市代储规模,推进供应商定向代储业务,增加超市代储物资年消耗量。企业自有储备物资是指不适合代储的物资,按照其重要性、资金占用大小及采购难易程度,一般可分为以下几种:①大型材料,主要包括煤炭生产所需的木材、钢材、钢丝绳、运输带、电缆等。一般采取源头采购,要求生产企业规模大、信誉高,具有长期战略合作关系。②特储物资,指对生产影响极其重大的材料、配件等。这类物资采购周期长、技术要求高、用途关键。③一般物资,是指卖方多且物资消耗量小或没有消耗规律的小型设备及普通材料。企业进行物资储备,在保证生产需求的同时,还要做好储备控制工作,最大限度降低物资储备。一是优化储备结构,扩大超市代储品种及规模,推进主机厂及生产厂代储业务,不断扩大超市代储存货规模,减少资金占用;二是强化计划管理,完善历年物资消耗资料,严格审核临时性的需求计划,做到有效的平衡利库,避免产生新的积压物资;三是清理闲置积压物资,对部分区域内不再使用或技术淘汰的积压物资,利用供应链关系,与供应商协调进行回购。
 
三、加强采购风险防范
 
采购活动是企业生产活动的起点,是企业降低成本、增加利润、保证安全生产的重要环节。受内部和外部环境因素影响,采购活动的各个环节都存在着不同程度的风险,如计划准确风险、采购价格风险、合同管理风险、物资到货及使用风险、存货风险、供应商信誉风险等。如果不对这些风险加以研究和控制,在采购过程中就可能出现供应商资质不合格,滋生暗箱操作、弄虚作假、以次充好等现象,甚至出现产品质量问题、交付不及时等情况,导致物资采购的实际结果与企业预期目标相背离,并给企业带来损失的可能性。因此,防范采购风险是企业经营管理的重中之重。
 
(一)遵守物资采购管理制度在采购活动中,要从物资需求计划提出,到采购方式确定、采购渠道选择、采购价格、合同签订、货物运输、产品验收入库等环节的管理制度入手,严格遵守物资采购相关管理办法,通过强化采购策略研究,确定科学合理的采购方式,加大过程控制等措施,实现物资的“安全、及时、经济”供应。
 
(二)加强采购过程管理监督防范物资采购风险,重点要强化管理和监督。一是要建立采购人员绩效考核办法,完善考核及激励约束机制,采取定期开展工作检查、专业化分工、岗位轮换等措施,强化对采购人员的管理,增强企业内部的风险防范能力。二是加强对物资采购评审过程的监督。重点检查采购评审过程是否按照流程进行,是否存在违反国家法律规定和企业管理制度的行为。三是对物资采购全过程进行监督,如采购工作是否规范、措施是否到位、是否存在偏离实际等情况,及时发现和纠正在物资采购过程中出现的问题,确保采购过程高效有序。
 
(三)加强预付款管理预付款占用企业流动资金,影响资金周转,一旦收不到货物或出现质量问题,将会增加企业的资金成本。企业在预付账款管理上要结合自身实际,构建预付账款风险防范机制。一是加强物资采购审核管理,通过供应商资质信誉审核、采购评审谈判等方式,从源头减少预付款的形成;二是做好合同签订和跟踪管理,通过合同约定和预付款合同风险审批及跟踪管理,防范风险;三是财务部门严格按照合同约定进行付款审核,对200万元以上的预付款,采取主管副总经理和总会计师联签审批的方式;四是按照“谁形成,谁清理”的原则,实行预付款清理主体责任制,并加强预付款的考核管理。
 
四、提高业务人员综合能力
 
采购人员是采购成本控制的参与者和执行者,其素质的高低直接关系到成本控制管理水平的高低,在一定程度上影响着企业经营发展。因此,提高业务人员素质和能力至关重要。首先,要提高业务人员成本管理意识,强化工作态度,使成本管理深入人心。其次,提升业务人员专业知识和能力。定期对业务人员开展专业知识、法律法规的培训工作。最后,提高业务人员素质,培养高度的责任感,客观公正地做好采购成本管理工作。
 
五、结束语
 
随着企业管理精细化的不断深入,成本控制已成为企业经营管理的重要管理内容,企业要重视采购成本管理工作,根据自身实际情况,构建采购成本控制体系,降低采购成本,提高采购质量和效率,防范业务风险,促进企业经济发展。
 
参考文献:
 
[1]冯小琴.企业物资采购过程中降低成本的对策[J].科技情报开发与经济,2010(06):179-181.
 
[2]张玉.加强采购成本控制提高企业经济效益[J].会计师,2010(08):71.

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